Wat is payroll?

Payroll basis

Payroll, een dienst waarbij werkgevers (gedeeltelijk) hun verplichtingen uitbesteden, biedt bedrijven aanzienlijke voordelen. Payroll is oorspronkelijk een Engelse term en staat voor 'loonlijst'. Normaal gesproken staan werknemers op de loonlijst van hun werkgever. Bij payrolling is een werknemer juridisch gezien echter in dienst van een payrollbedrijf, dat de salarisadministratie uitvoert en het juridisch werkgeverschap draagt.

Dit betekent dat het bedrijf waar de werknemer werkt, de zogenaamde 'inlener', de payrolling uitbesteedt. De inlener neemt de werknemer niet zelf in dienst. In plaats daarvan wordt de werknemer aangenomen door het payrollbedrijf en vervolgens uitgeleend aan de inlener. Een payrollbedrijf neemt de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie en het juridisch werkgeverschap over van bedrijven die één of meerdere werknemers in dienst hebben.

 

Wat is een payroller?

Een payroller neemt het juridisch werkgeverschap voor uw medewerkers over. Dit omvat taken zoals salarisadministratie, contracten, het bijwerken van medewerkersgegevens, ziekmeldingen en loonstrookjes. Dit bespaart werkgevers aanzienlijk veel tijd. Doordat het juridisch werkgeverschap verschuift naar de payroller, heeft de werkgever minder risico's. Verzekeringen en premies, zoals ziektekostenverzekeringen, worden volledig door het payrollbedrijf betaald. Werkgevers blijven wel betrokken bij het selecteren van personeel en blijven leidinggevend. De payroller beheert echter de gehele administratie.

Wat kost payroll?

In de payrollbranche wordt er gerekend met een factor over het bruto uurloon van de medewerker. 

Voorbeeld: Een bedrijf wil een medewerker laten payrollen. De medewerker krijgt €10,- bruto per uur. Het bedrijf spreekt een payroll bedrijf, het payroll bedrijf geeft aan te rekenen met een tarieffactor van 1,62. Dit houdt dan in dat het bedrijf (€10 x 1,62) €16,20 per uur aan de payroller betaald. Voor dit geldt wordt alles geregeld, van verzekering tot en met uitbetaling en loonstrook.

Maar, hoe komt een payroll bedrijf bij een tarieffactor? Hiervoor moeten we eerst een stap terug, de kostprijsfactor. Dit houdt de kostprijs van het loon in. De afdrachten aan de belastingen, verzekeringen enzovoort. Om u zo goed mogelijk te informeren vind u hieronder een zo duidelijk mogelijk overzicht. De kostprijsfactor onderverdeeld in drie componenten namelijk; de looncomponenten, de werkgeverscomponenten (uit de cao) en de werkgeverslasten.

 

Looncomponenten

  1. Het brutoloon
  2. Reserveringen voor vakantiedagen, feestdagen, kortverzuim en bijzonder verlof.
  3. Vakantiegeld (vaak 8% of 8,33%)

 

Werkgeverscomponenten (volgend uit de desbetreffende cao)

  1. Ziektekosten
  2. Pensioenpremie
  3. Compensatie van de premie PAWW
  4. Premie sociaal fonds
  5. Scholing

 

Werkgeverslasten

  1. Premie WAO/WIA
  2. Gedifferentieerde premie Whk
  3. Premie zorgverzerkingswet
  4. Premie werkeloosheidswet
  5. Kosten voor de transitievergoeding (bij sommige payrollbedrijven of uitzenders wordt dit apart opgenomen)

 

Al de bovenstaande componenten bij elkaar vormen de kostprijsfactor. Boven deze componenten komt onder andere een marge van het payrollbedrijf. Deze varieert van 1% tot 10%. De kostprijs plus de marge vormt de tarieffactor.

 

Bruto uurloon

Het berekenen van payrolltarieven vereist een duidelijke benadering. Het bruto uurloon moet exclusief vakantiegeld- en -dagenreserveringen zijn. Sommige payrollbedrijven verbergen deze reserveringen in hun tarieven om goedkoper te lijken. Als gevolg hiervan kunnen hun payrolltarieven zonder deze reserveringen wel 14% lager lijken. Bovendien zijn er andere reserveringsverschillen, zoals ziekte, bijzonder verlof en feestdagen.

We raden aan te letten op de opbouw van ADV/ATV (arbeidsduurverkorting) en zorgverlofdagen in payrollberekeningen. Deze variëren per CAO en kunnen van invloed zijn op de payrolltarieven. Payrolltarieven kunnen stijgen vanwege toenemende werkgeverslasten, zoals zorgkosten.

 

Ziektekosten of ziekteverzuim

Ziekteverzuim is een belangrijk aspect van payrolltarieven. Payrollbedrijven proberen ziektekosten op te nemen in hun tarieven. Het is belangrijk om te begrijpen hoe ziekteverzuim wordt behandeld, inclusief tariefverhogingen of nacalculaties.

 

Pensioenregeling en pensioenpremie

Pensioenregelingen zijn essentieel bij het bepalen van payrolltarieven. Het StiPP-pensioenfonds is relevant voor payrollmedewerkers, en de opbouw van pensioenpremies kan de kosten beïnvloeden.

 

Scholing

Het scholingsfonds (Stoof) draagt bij aan de opleiding van payrollmedewerkers. Het is belangrijk om te begrijpen hoe dit fonds kan worden gebruikt en hoe facturen voor scholing kunnen worden ingediend.

 

Functies van Payrollmedewerkers

Het bruto uurloon van een payrollmedewerker varieert op basis van functie. Dit betekent dat het payrolltarief hoger kan zijn voor hoogopgeleide medewerkers dan voor laaggeschoolde medewerkers.

 

Soorten Payrollmedewerkers

Payrollberekeningen moeten onderscheid maken tussen studenten/scholieren, oproepkrachten en vaste medewerkers. Elk type medewerker heeft verschillende tarieven en arbeidsvoorwaarden. Studenten hebben bijvoorbeeld lagere sociale premies en geen pensioen- of ziekterisico tijdens vakantieperiodes. Oudere medewerkers kunnen recht hebben op seniorendagen.

 

Branchegerelateerde CAO's

Branchegerelateerde CAO's kunnen van invloed zijn op de payrolltarieven. De inlenersbeloning houdt in dat payrollmedewerkers in een gelijkwaardige functie hetzelfde salaris en arbeidsvoorwaarden moeten krijgen als interne medewerkers.

 

Aantal gewerkte uren

De kosten en tarieven variëren afhankelijk van het aantal gewerkte uren en medewerkers. Verschillende payrolloffertes worden opgesteld op basis van aantallen: 0-5, 5-15 en >20 medewerkers.

 

Juridische bijstand

Juridische bijstand en ontslagprocedures kunnen invloed hebben op payrolltarieven. Payrollbedrijven dragen de verantwoordelijkheid voor ontslagprocedures, maar er kunnen kosten aan verbonden zijn.

 

Kort verzuim/Bijzonder verlof

Kort verzuim en bijzonder verlof kunnen de jaarlijkse kosten beïnvloeden. Werknemers kunnen recht hebben op calamiteitenverlof en bijzonder verlof, afhankelijk van de CAO.

 

Betalingstermijnen

Betalingstermijnen kunnen variëren en invloed hebben op payrolltarieven. Langere betalingstermijnen kunnen leiden tot hogere tarieven, maar ze kunnen gunstig zijn voor ondernemers.

 

Koppeling van systemen

Automatisering kan kosten besparen. Koppeling van urenregistratie- en betalingssystemen met het payrollbedrijf kan resulteren in lagere tarieven.

Voordelen van payroll voor werkgevers

Payrolling biedt werkgevers tal van voordelen in vergelijking met het inhuren van personeel via uitzendbureaus of interimkantoren. Het belangrijkste voordeel is dat werkgevers niet langer de juridische werkgever zijn voor werknemers die via een payrollbedrijf worden aangenomen. Daarnaast bespaart het tijd die anders aan administratieve taken zou worden besteed.

 

Hier zijn enkele concrete voordelen van payrolling:

  1. Payrolling zorgt voor nauwkeurige administratie. Gespecialiseerde payrollbedrijven maken gebruik van geavanceerde software voor personeels- en salarisadministratie.
  2. Juridische risico's worden overgedragen aan het payrollbedrijf, waardoor de exacte loonkosten van tevoren duidelijk zijn.
  3. Werkgevers zijn niet langer verantwoordelijk voor kosten zoals ziekteverzekeringen, premies, en ontslagvergoedingen.
  4. Payrolling biedt flexibiliteit: werkgevers kunnen eenvoudig nieuwe medewerkers aannemen en gemakkelijk afscheid van hen nemen.

Nadelen van payroll voor werkgevers

Helaas zijn er ook nadelen verbonden aan het gebruik van payroll diensten voor werkgevers:

  1. Kosten kunnen aanzienlijk stijgen als het payrollbedrijf geen transparante kostenstructuur hanteert.
  2. De meeste payrollbedrijven zijn niet 24/7 bereikbaar, wat problemen kan veroorzaken als er last minute administratieve taken moeten worden afgehandeld.
  3. Payrollbedrijven hanteren veel verschillende marges.

Hoe ziet Een payrollcontract eruit?

Een payrollcontract wordt in eerste instantie afgesloten door de werknemer, het payrollbedrijf en de inlener (het bedrijf dat gebruikmaakt van de payroll dienstverlening). De werknemer komt officieel in dienst van het payrollbedrijf, dat verantwoordelijk is voor het uitbetalen van salaris, vakantiegeld, loonstrookjes en jaaropgaven.

Juridisch gezien zijn er twee soorten payrollcontracten:

  1. De ketencontracten: dit zijn de standaard contractvormen. Na 3 contracten krijgt de medewerker een vast contract. Hierin worden alle aspecten uit de desbetreffende cao overgenomen waarin het bedrijf werkzaam is.
  2. De uitzendcontracten: dit zijn de contractvormen op uitzendbasis. Dit houdt een flexibel contract van maximaal 4 jaar aan en wordt vaak per fase aangeboden. Hierin worden de uitzend-cao en de inleners beloning aangehouden.
    • Fase A: maximaal 52 weken.
    • Fase B: maximaal 3 jaar.
    • Fase C: vast contract.

Verschillen tussen payroll en uitzenden

Hoewel payrolling en uitzenden op elkaar lijken, zijn er enkele belangrijke verschillen:

  • Payrolling is geschikt voor werknemers die door hun werkgevers zijn geworven en geselecteerd. Bij uitzenden worden werknemers vaak door een uitzendbureau geselecteerd en bij verschillende werkgevers geplaatst.
  • Bij uitzenden kunnen werknemers meestal kortere contracten hebben, terwijl payrolling ook kan worden gebruikt voor langere dienstverbanden.
  • Werknemers die via payrolling werken, vallen onder een andere cao dan reguliere werknemers. Uitzendkrachten vallen vaak onder de cao van het uitzendbureau.

Conclusie

Payrolling biedt werkgevers flexibiliteit en vermindert administratieve lasten, maar het brengt ook bepaalde kosten en verantwoordelijkheden met zich mee. Het is belangrijk dat u de voor- en nadelen van payrolling zorgvuldig afwegen voordat ze beslissen om deze dienst te gebruiken. Daarnaast is het cruciaal om samen te werken met een betrouwbaar en transparant payrollbedrijf om een soepele payroll ervaring te garanderen. Het vinden van een betrouwbaar en transparant bedrijf is een flinke klus. Er zijn namelijk vele payrollbedrijven. Wij helpen u graag met het vinden van een betrouwbare, transparante en passende payroller bij uw bedrijf!